MANUAL · EDICIÓN 1.0
Registrar tintas, lotes y caducidad
Un catálogo útil para encontrar, revisar y documentar tus botes
Objetivo práctico: Crear un registro de productos que diferencie identidad, disponibilidad y trazabilidad, sin presentar el catálogo como una certificación de seguridad.
1. Identificar el producto antes de clasificarlo
Empieza por marca y referencia exactas tal como aparecen en el envase. El nombre de un color puede repetirse entre fabricantes o líneas. Añade la línea o presentación cuando ayude a distinguir productos, y conserva una imagen legible de la etiqueta en el registro que utilices.
La familia cromática sirve para encontrar un bote, pero no reemplaza su identidad. Un catálogo ordenado por rojo, azul o marrón puede ser práctico y, al mismo tiempo, insuficiente para saber qué envase se usó. Mantén ambos niveles: clasificación visual e identificación concreta.
Distingue producto de unidad física. Puedes tener dos botes de la misma referencia con lotes o fechas diferentes. Si solo guardas una fila por nombre comercial, esa diferencia puede perderse. Decide cómo identificar cada unidad cuando necesites trazabilidad.
Usa convenciones claras para datos ausentes. «No visible en la etiqueta» y «todavía no transcrito» significan cosas distintas. No inventes códigos o fechas para completar una ficha. Escribe la acción pendiente y conserva la evidencia que permita resolverla.
2. Lote, fechas y procedencia
El lote o batch permite vincular un envase con una partida. La FDA recomienda conservar marca, color y lote para identificar tintas ante problemas. Una alerta concreta puede distinguir productos por esos campos, por lo que registrar solo el nombre del color puede resultar insuficiente. [FDA]
La alerta de Sacred Tattoo Ink de mayo de 2025 muestra cómo se identifican productos por referencia, lote y fecha indicada. Se cita como ejemplo de trazabilidad, no como lista completa ni actualizada de todas las alertas existentes. Comprueba siempre el aviso vigente antes de actuar. [FDA]
Anota la fecha de caducidad o consumo preferente exactamente como aparece y distingue cualquier fecha de apertura registrada por el estudio. No conviertas una fecha de compra en una caducidad. Si el fabricante establece condiciones o plazos específicos, conserva la referencia a esas instrucciones.
Guarda proveedor, fecha de compra y documento de procedencia donde corresponda. Este manual propone una ficha de documentación; no afirma que la versión actual del inventario de la app disponga de campos de lote, apertura o caducidad. Puedes mantener esos datos en un registro complementario identificado.
3. Disponibilidad no significa aptitud
«La tengo» responde a si un bote está registrado como disponible para planificar. No certifica su estado, la autenticidad del producto ni su aptitud de uso. Un catálogo puede ayudar a encontrar información, pero no sustituye la revisión del envase y las indicaciones del fabricante.
La FDA señala que incluso un envase cerrado puede contener tinta contaminada. Por eso una fecha vigente o un sello intacto no demuestran por sí solos seguridad. Si aparece una alerta o una duda de producto, consulta las indicaciones oficiales y documenta la decisión, sin basarte solo en su apariencia. [FDA]
En tu registro, distingue disponible, pendiente de revisión y fuera de uso si tu sistema lo permite. Son categorías de organización propuestas; no deben confundirse con estados automáticos que la app ya gestione. La decisión material requiere un procedimiento del estudio.
Cuando revises faltantes de un proyecto, contrasta la referencia requerida con la unidad real que pretendes utilizar. No resuelvas una ausencia marcando un color parecido. La sustitución merece otra revisión y una nota que conserve la diferencia.
4. Mantener el registro y revisar errores
Organiza una rutina de revisión que puedas cumplir. Comprueba datos al recibir una unidad y actualiza el estado cuando cambie. Si corriges un lote mal transcrito, conserva la razón y la evidencia de la corrección en el registro utilizado.
Evita duplicados causados por mayúsculas, abreviaturas o nombres incompletos. Una búsqueda por familia ayuda a encontrar candidatos, pero confirma la etiqueta antes de fusionar fichas. Dos filas parecidas pueden representar unidades distintas y no un error.
Errores frecuentes: usar un código interno como si fuera el lote; dejar que una fecha de compra reemplace la caducidad; mezclar dos envases en una única ficha sin distinguirlos; presentar disponibilidad como garantía; asumir que la app controla campos que todavía no existen.
Checklist de revisión: marca y referencia exactas, unidad diferenciada cuando haga falta, lote legible o ausencia documentada, fechas identificadas, procedencia conservada, estado actualizado, alertas consultadas cuando corresponda y duplicados revisados. No almacenes datos personales de clientes dentro de una ficha de catálogo compartida.
Glosario de consulta
- Referencia
- Identificación del producto dentro de una marca o línea.
- Lote o batch
- Código de una partida de fabricación.
- Unidad
- Envase físico concreto, aunque comparta referencia con otro.
- Disponibilidad
- Estado de planificación; no equivale a seguridad o aptitud.
Fuentes y alcance de la revisión
Texto y diagramas originales. Las fuentes respaldan los conceptos señalados; no validan recetas del software ni constituyen un aval de esta guía. HTML y PDF proceden de la misma versión de contenido.